El sistema comprende:

La recepción telefónica de pedidos de viaje e identificación de clientes mediante Caller ID
La asignación de viajes a los móviles: presenta opción de colas de móviles en zonas o en paradas.
El seguimiento del estado de los móviles: Fuera de servicio. Libre. En viaje. No disponible temporalmente
La gestión automática de viajes pedidos con anticipación (Agenda diaria y Viajes semanales)
La administración de zonas geográficas, clientes y cuentas corrientes
La administración de móviles y abonos
Listados e informes estadísticos de clientes, viajes y móviles
Utilidades para el mantenimiento de la base de datos
La gestión de bases de datos históricas   

Algunas Ventajas

Identifica sus verdaderos clientes detectando llamadas maliciosas
Reduce el tiempo de llamada permitiendo recibir más pedidos en el mismo tiempo
Mejora la relación con sus clientes
Incrementa la seguridad de los móviles
Optimiza la operación de la agencia
Asiste continuamente al telefonista y al operador facilitando su trabajo
Evita la omisión de viajes pedidos con anticipación
Facilita el cobro de abonos a móviles
Permite mantener siempre las cuentas claras con los titulares de móviles
Mantiene la privacidad de sus datos
Presenta herramientas estadísticas para asistir en su estrategia de marketing
Registra todas las operaciones realizadas en la jornada de trabajo
Facilita la generación de un plan de contingencia, en caso inconvenientes con el hardware o el sistema operativo donde se lo utilice

Implementación

El sistema es muy versátil para adecuarlo al funcionamiento de la agencia, puede trabajar desde un puesto concentrando todas las funciones de telefonista, operador de radio y administrador, hasta la división de éstas funciones en distintos puestos de trabajo acordes a la necesidad en cada momento de la jornada de trabajo.

Permite utilizar una gran cantidad de puestos de telefonistas y también es adecuado para centrales donde se necesiten más de un puesto radio de comunicación con los móviles.

El sistema está compuesto por una única aplicación que puede trabajar en distintas modalidades sobre cada puesto de trabajo conectados en red, compartiendo la misma base de datos:

Modalidad Telefonista: Para la recepción de pedidos de viaje. Está destinada a quienes reciben los pedidos por teléfono o eventualmente en la propia agencia.

Modalidad Operador: Para la asignación de viajes a los móviles. Está destinada al operador de radio que asigna los viajes pedidos por los telefonistas a los móviles que se encuentran trabajando.

Modalidad Mixta (Telefonista – Operador): Permite a un sólo empleado tomar pedidos y asignar viajes sobre un único puesto de trabajo.

Modalidad Administrador: Está destinada al supervisor responsable de la agencia. Permite llevar a cabo la administración del sistema y la propia agencia. Ésta modalidad si bien puede utilizarse exclusivamente en una PC, con el permiso adecuado puede acceder desde cualquier puesto sin cerrar la sesión en la que se encuentre.

Esquemas típicos de distribución de los puestos

Si bien puede distribuir las funciones combinando las distintas modalidades de cada puesto según el funcionamiento de la agencia, le presentamos algunos esquemas típicos con que se puede plantear el sistema.

Telefonista y operador en un único puesto

Es aplicable en agencias pequeñas con poca cantidad de viajes. La toma de pedidos y asignación de viajes a los móviles se realizan sobre el mismo y único puesto.

La administración puede realizarse  sobre el mismo puesto de operación o desde otro puesto dedicado.

Telefonistas y operadores separados

Es aplicable en cualquier agencia. Es el esquema recomendado ya que la división de funciones sobre una red local le permitirá afrontar los momentos de mayor trabajo. Los telefonistas sólo atienden los teléfonos y reciben pedidos. Los operadores sólo asignan viajes a los móviles a través de la radio.

La cantidad de puestos de telefonista depende de la cantidad de líneas telefónicas que utilice y la cantidad de pedidos que reciba.

Las funciones de administración pueden llevarse a cabo en uno de los puestos, sacándolo de servicio momentáneamente, aunque se aconseja disponer de un puesto dedicado.

La cantidad de puestos de operador depende de la cantidad de radios con que se trabaje.

Con un solo operador

Aplicable en la mayoría de los casos ya que usualmente se utiliza una sola radio y por ello habrá un sólo puesto de operador.

Más de un operador

Aplicable en casos en que se divide el área de cobertura en distintas zonas geográficas y cada operador atiende una zona con una radio. Los pedidos tomados por los telefonistas se distribuyen a los puestos de operadores de radio de acuerdo a la configuración establecida.

También aplicable si se dispone de una gran cantidad de líneas telefónicas y en consecuencia se recibe una gran cantidad de pedidos. En estos casos es posible que se dispongan varios puestos de operador, cada uno con una radio.

Otras consideraciones

La cantidad de puestos no debe necesariamente coincidir con la cantidad de empleados. Por ejemplo, en ciertos momentos del día un empleado puede operar dos puestos de telefonista o uno de telefonista y otro de operador.

Características técnicas

Soporta hasta 2 líneas telefónicas por puesto de trabajo conectadas a una misma PC.

Permite trabajar con varios puestos de trabajo en red.

Provee herramientas para mantenimiento de la base de datos.

Requerimientos

Para todos los puestos

Plataforma Windows

Conexión en red (sólo para varios puestos)

Para puestos Telefonista

Modem con soporte de Caller ID (Identificación de llamadas) compatible con la norma que utiliza su compañía telefónica o dispositivo serie provisto por Aplica-Ingeniería en sistemas. Se requieren tantos modems o dispositivos serie como líneas telefónicas disponga.

Servicio de identificación de llamadas provisto por la compañía telefónica.